VLTAVA LABE MEDIA a.s. - případová studie
VLTAVA LABE MEDIA je mediální skupinou, která nejen vydává 70 regionálních mutací Deníku a 16 časopisů, ale prostřednictvím svých dceřiných společností zajišťuje tisk periodik, neadresnou i adresnou distribuci a poskytuje digitální služby. Distribuci zajišťuje v České republice i na Slovensku.
Požadavky
Cílem projektu bylo vytvořit komplexní plánovací a reportovací systém, který byl integrován s datovým skladem a sloužil by všem společnostem ve skupině. Požadována byla i konsolidace v rámci skupiny. Systém musel zohlednit specifika několika druhů podnikatelské činnosti.
Plánuje se na úrovni výkazu zisků a ztrát i rozvahy.
Největším problémem stávajícího systému byla technologická omezení; jednotlivé operativní a finanční plány byly vytvářeny v samostatných excelových souborech a jejich agregace a provádění změn včetně distribuce jejich dopadů do všech souvisejících plánovacích uzlů bylo časově náročné a neslo riziko zavlečení chyb. Provedení změn, agregace, konsolidace či přenesení dat do datového skladu vyžadovalo příliš mnoho technologických kroků a kontrol.
Řešení
Projekt jsme rozdělili na fázi koncepční a realizační. V první fázi byla zpracována a odsouhlasena koncepce vymezující pozici nové technologie v IT prostředí skupiny, funkce a datová rozhraní jednotlivých nástrojů. Pro podporu plánování byla doporučena cloudová verze Oracle Planning and Budgeting. Byly také vymezeny základní kalkulační celky a plánovací procesy.
Zákazníkovi jsme navrhli a následně implementovali robustní řešení postavené na centrálním modelu v cloudu. Systém je rozdělen podle organizační struktury skupiny odrážející druhy podnikatelské činnosti a dále podle druhů výnosů a nákladů.
Plánovací systém podporuje následující procesy, které pokrývají celý cyklus finančního plánování:
- nastavení konfiguračních hodnot plánu příštího roku,
- tvorba naturálních a finančních plánů ve formátu firemních výsledovek,
- generování finančních plánů ve formě rozvahy,
- schvalování plánů,
- porovnávání plánů se skutečností a tvorba prognóz,
- výměna dat s okolními systémy.
Plány simulují konsolidaci výsledků členů skupiny a dále automaticky „přeúčtovávají“ vzájemně poskytované služby. Poskytované služby (tedy výnosy poskytujícího subjektu) jsou přeneseny do příslušných nákladů příjemce služby. Je tak zajištěna konzistence plánů. Součástí je i plánování kapitálových výdajů a investic.
Formáty výsledovek jsou uzpůsobeny dílčím druhům podnikatelské činnosti, aby zobrazovaly nejdůležitější zdroje výnosů a nákladů jednotlivých firem ve skupině.
Rozvaha je generována z obratů na výsledovkových účtech. Pomocí konfigurací jsou zohledňovány splatnosti faktur, různé sazby DPH a pohyby na skladech.
Systém je provázán s datovým skladem, s nimiž si vyměňuje data. Z datového skladu jsou načítána data o skutečnosti. Do něj jsou pak exportována data pro účely reportingu.
Zabezpečení modelu je zajištěno na úrovni jednotlivých rolí, např. každý uživatel vidí jen svá data.
Přínos
Zkrácení plánovacího procesu
Doba zpracování skupinového rozpočtu se zkrátila na polovinu. Vnitroskupinové transfery jsou k dispozici on-line.
Zpřehlednění plánovacího procesu
Ladění kompletních plánů trvá několik týdnů a účastní se jej desítky pracovníků. Systém pomáhá koordinaci těchto aktivit a přehledu o jejich stavu.
Standardizace uživatelského prostředí
Všichni uživatelé v rámci skupiny pracují se standardizovanými objekty a formuláři.
Modelování plánů
Uživatelé vidí v on-line režimu dopady změn vstupů do celkového hospodářského výsledku jednotlivých firem i celé skupiny.
On-line konsolidace
Finanční výsledky za celou skupinu jsou on-line viditelné v jednoduchém konsolidačním modelu.
Eliminace chybovosti
Přístup k datům v reálném čase, zkrácení doby:
- plánovacího cyklu,
- zpracování reportů
Jednoznačnost dat
V Excelu bylo možné vzorec přepsat, nyní existuje v centrální databázi pouze jeden vzorec, do kterého je omezený přístup.
Sledování činnosti uživatelů
Uchování historie aktivity uživatelů umožňuje v případě potřeby zjistit, kdo a kdy zanesl jaké údaje, případně chyby.
Eliminace nákladů na správu a provoz
Systém funguje jako cloudová služba bez nutnosti vlastních IT kapacit. Systém funguje se zajištěnou vysokou mírou dostupnosti.
Technologie: Oracle Planning and Budgeting Cloud Service